De splitsingsakte kan om verschillende redenen gewijzigd worden. Ten eerste kan deze verouderd zijn waardoor de regelgeving in de akte niet meer passend is. Ten tweede komt het voor dat men wijzigingen aan wil brengen aan het gebouw die niet te realiseren zijn binnen de huidige splitsingsakte. Het wijzigen van de splitsingsakte is een proces dat zorgvuldig moet worden aangepakt. Dit kan in 9 stappen die hieronder worden besproken.

Splitsingsakte wijzigen met medewerking van alle eigenaren

De Vereniging van Eigenaren is een bijzondere vereniging, de leden worden immers enkel door het eigendom van een appartement met elkaar verbonden. Enkel door dit eigendom zijn zij lid van een vereniging die bepaalde regels en voorschriften hanteert. Deze statuten zijn vastgelegd in de splitsingsakte. De splitsingsakte is daarmee een document dat alle leden van de VvE aangaat. Het is daarom vanzelfsprekend dat het wijzigen van de splitsingsakte de goedkeuring van alle leden moet krijgen. Dit is ook vastgelegd in artikel 5:139 lid 1: de splitsingsakte kan alleen gewijzigd worden wanneer alle eigenaren daarmee instemmen.

Bestuursbesluit tot het wijzigen van de splitsingsakte

Het is echter niet mogelijk om als enkele eigenaar een wijziging van de splitsingsakte tegen te houden. In hetzelfde artikel is namelijk in lid 2 vastgelegd dat het besluit tot wijziging ook kan worden genomen door het bestuur in de vergadering. Er dient dan een meerderheid van tenminste ⅘ – of een groter deel wanneer dit in de akte is bepaald – van het aantal stemmen voor een wijziging te kiezen. Een ⅘ deel staat gelijk aan 80% van het totaal aantal stemmen. Niet te verwarren met het aantal stemmen dat tijdens de genoemde vergadering vertegenwoordigd is.

Niet eens met de wijziging

Wanneer het bestuursbesluit is genomen met meer dan 80% van de stemmen, kunnen de eigenaren die tegen de wijziging hebben gestemd het besluit vorderen bij de rechter. Een vordering tot vernietiging van het besluit kan aangenomen worden wanneer de eiser schade lijdt. Lijdt hij geen schade of is er sprake van een schadeloosstelling dan zal de rechter een dergelijke vordering in de meeste gevallen afwijzen.

Splitsingsakte wijzigen: de officiële procedure

In de wet wordt alleen bepaald dat het besluit tot wijzigen van de splitsingsakte door alle eigenaren of met een meerderheid van tenminste 80% moet worden gesteund. Daarnaast wordt een termijn van minimaal 15 dagen vastgesteld tussen het oproepen tot een vergadering en de vergadering zelf. De wet kent voor de procedure inhoudelijk en praktisch geen bepalingen. In de modelovereenkomst wordt naast bovenstaande bepalingen het toevoegen van een inhoudelijke schriftelijke toelichting inzake de wijziging bij de oproep tot vergadering voorgeschreven.

Wijzig de splitsingsakte in 9 stappen

Om het proces naar een nieuwe splitsingsakte soepel te laten verlopen, is er een goede voorbereiding nodig. Daarnaast is het ook belangrijk om goed te blijven communiceren met de eigenaren om de nodige meerderheid te verkrijgen. Tot slot is het van belang om de kosten die aan het wijzigen van de splitsingsakte zijn verbonden in kaart te brengen en een plan te maken om deze kosten te dragen. Op die manier kan het proces tot een nieuwe splitsingsakte in 9 stappen doorlopen worden.

• Stap 1: Het bestuur houdt een vooroverleg
• Stap 2: Het bestuur informeert de leden
• Stap 3: Het bestuur neemt een voorbereidingsbesluit
• Stap 4: Het wijzigingsbesluit wordt besproken in de vergadering
• Stap 5: Het wijzigingsbesluit wordt onherroepelijk
• Stap 6: De eigenaren verlenen een volmacht aan de notaris
• Stap 7: Er wordt toestemming gevraagd aan de beperkt gerechtigden
• Stap 8: De notaris schrijft de nieuwe splitsingsakte in
• Stap 9: De VvE zet de wijziging in gang

Stap 1: Het bestuur houdt een vooroverleg

In de meeste gevallen ligt het initiatief van de wijziging van de splitsingsakte bij het bestuur. In een vooroverleg wordt de wijziging inhoudelijk besproken. Daarnaast wordt in kaart gebracht in welke stappen het proces doorlopen moet worden. Tot slot worden de kosten die aan een wijziging verbonden zijn – zoals de kosten van het kadaster en de notaris – bepaald en meegenomen in een plan van aanpak.

Stap 2: Het bestuur informeert de leden

De wijziging van de splitsingsakte staat of valt met de steun van de eigenaren. Het is daarom zaak om hen in een vroeg stadium te informeren en te consulteren. Op die manier krijgt het bestuur een realistisch beeld over het sentiment onder de leden. Het informeren en consulteren kan persoonlijk gebeuren, maar ook anoniem. Draag zorg voor het schetsen van een realistisch beeld, eventueel ondersteund door professionals met verstand van zaken. Organiseer bijvoorbeeld een informatiebijeenkomst met een notaris om de plannen kracht bij te zetten en eventuele onduidelijkheden te verhelderen.

Stap 3: Het bestuur neemt een voorbereidingsbesluit

Wanneer bij stap 2 blijkt dat er onder de leden draagvlak is, kan het bestuur overgaan op het nemen van een voorbereidingsbesluit. Dit besluit kan worden genomen met een meerderheid van de helft plus 1 (een volstrekte meerderheid). Een voorbereidingsbesluit bestaat uit een aantal verschillende aspecten:

• De vergadering bepaalt welke wijzigingen worden voorbereid
• Het bestuur stelt een conceptakte op die t.z.t. wordt voorgelegd aan de vergadering
• De vergadering bepaalt het budget voor de voorbereiding van de wijziging
• De vergadering bepaalt een planning voor de voorbereiding van de wijziging
• Indien gewenst kan de vergadering een wijzigingscommissie aanwijzen

Een voorbereidingsbesluit is nog geen wijzigingsbesluit

Het nemen van een voorbereidingsbesluit moet niet verward worden met het aannemen van een besluit tot wijziging. Dit besluit kan alleen genomen worden in een algemene of bijzondere vergadering en dient te worden aangenomen met een meerderheid van tenminste 80%. Een oproep voor een dergelijke vergadering dient minimaal 15 dagen van tevoren worden verzonden naar het woonadres van de eigenaar, voorzien van alle inhoudelijke informatie inzake de wijziging.

Stap 4: Het wijzigingsbesluit wordt besproken in de vergadering

Een wijzigingsbesluit dat (ook) de statuten van de VvE betreft, moet altijd in een vergadering worden aangenomen. Het is niet nodig om een vergadering te organiseren wanneer de statuten ongewijzigd blijven en alle eigenaren de wijziging steunen. Een schriftelijke volmacht van alle eigenaren is dan voldoende om de wijziging bij de notaris te realiseren.

Niet alle eigenaren steunen de wijziging of het draagvlak is onduidelijk

Indien niet alle eigenaren de wijziging steunen of het draagvlak niet van tevoren te bepalen is, wordt er een vergadering uitgeroepen. Naast bovenstaande procedure omtrent het uitroepen van een vergadering, dient de conceptakte ook minimaal 5 dagen voor de vergadering verzonden te worden naar de leden. Er kan voor gekozen worden om de wijziging als één besluit in te dienen, of op te splitsen in afzonderlijke onderdelen waar apart over gestemd kan worden.

Stemmingsprocedure

Eigenaren die niet bij de vergadering aanwezig kunnen zijn, kunnen een ander lid machtigen om te stemmen. Het aantal volmachten per lid kan in de statuten beperkt worden, controleer dit voorafgaand aan de vergadering. De stemmen worden bij voorkeur schriftelijk uitgebracht. Indien er ook een notarieel proces verbaal gewenst is, wordt er een notaris uitgenodigd om aan de vergadering deel te nemen. Eigenaren kunnen voor het besluit, tegen het besluit of blanco stemmen. Een andere optie is om niet te stemmen, dit wordt onthouding van stemmen genoemd. Een wijzigingsbesluit kan alleen worden aangenomen wanneer tenminste 80% van het totaal aantal stemmen – niet het totaal aantal aanwezige stemmen – voor het wijzigingsbesluit stemt.

Stap 5: Het wijzigingsbesluit wordt onherroepelijk

Wanneer het wijzigingsbesluit wordt aangenomen, is dit besluit nog niet direct onherroepelijk. Eigenaren die tegen het besluit hebben gestemd, hebben drie maanden de tijd om het besluit te vorderen bij de rechter. Dit doen zij door de VvE te dagvaarden. Een vordering kan verworpen of aangenomen worden. Na het besluit van de rechter is er voor beide partijen nog ruimte om in beroep te gaan. Zolang dit proces loopt mag de splitsingsakte nog niet passeren bij de notaris.

Het wijzigingsbesluit is door de vergadering verworpen

Wanneer het wijzigingsbesluit wordt verworpen, hoeft het wijzigingsbesluit nog niet direct de prullenmand in. Eigenaren kunnen wanneer zij 50% of meer van het aantal stemmen vertegenwoordigen een machtiging aanvragen over de tegenstemmen of niet uitgebrachte stemmen en zo alsnog een meerderheid afdwingen via de rechter. Dit proces dient te voltrekken op initiatief van de eigenaren en niet de VvE. De eigenaren maken een goede kans wanneer de andere partij geen schade lijdt of schadeloos wordt gesteld.

Stap 6: De eigenaren verlenen een volmacht aan de notaris

Wanneer het wijzigingsbesluit is aangenomen, wordt de nieuwe splitsingsakte aangeboden aan de notaris. Met een volmacht van alle eigenaren kan deze akte passeren. De wijziging is echter pas definitief bij stap 8, nadat ook de beperkt gerechtigden hun toestemming hebben gegeven.

Stap 7: Er wordt toestemming gevraagd aan de beperkt gerechtigden

Met beperkt gerechtigden worden bijvoorbeeld de partijen bedoeld die beslag hebben gelegd op een appartement en de grondeigenaar. Van hen is 100% toestemming noodzakelijk om de wijzigingen door te kunnen voeren. Een gerechtigde tot erfdienstbaarheid heeft ook enige zeggenschap wanneer deze erfdienstbaarheid negatief wordt beïnvloed. Indien deze toestemming wordt geweigerd kan er net als in stap 5 een volmacht worden afgedwongen via de rechter.

Stap 8: De notaris schrijft de nieuwe splitsingsakte in

De notaris stelt vast of de nieuwe splitsingsakte op juiste wijze tot stand is gekomen en daarmee rechtsgeldig is. Wanneer de termijn tot vordering is verstreken of er een definitieve gerechtelijke uitspraak ligt en ook alle beperkt gerechtigden akkoord zijn gegaan, wordt de nieuwe akte in werking gesteld. Dit doet de notaris door de splitsingsakte in te schrijven in de openbare registers.

Stap 9: De VvE zet de wijziging in gang

In principe hoeft een wijziging van een splitsingsakte niet te leiden tot het benoemen van een nieuw bestuur of het herzien van bestaande contracten, tenzij de wijzigingen hier direct om vragen. Dit kan bijvoorbeeld het geval zijn wanneer de aandeelgerechtigheid is gewijzigd en dit van invloed is op de gemeenschappelijke kosten of wanneer er een verbouwing van het pand gepland staat. Er kan gekozen worden deze wijzigingen direct door te voeren of te wachten tot het nieuwe boekjaar. Wordt er toch besloten het bestuur te wijzigen, geef dit dan tijdig door aan de Kamer van Koophandel.

Een goede voorbereiding is noodzaak

Uit dit uitgebreide stappenplan blijkt hoeveel er komt kijken bij het wijzigen van de splitsingsakte. Het proces kost veel tijd en er zijn ook kosten aan verbonden. Het is daarom goed om als bestuur van tevoren de kosten tegen de baten af te wegen. Een dergelijk proces is alleen aan te raden wanneer de voordelen zwaarder wegen dan de nadelen. Een goede voorbereiding is daarnaast noodzakelijk om het proces zorgvuldig te doorlopen. Het is daarom ook raadzaam om u hierin te laten adviseren. Is de VvE klant van 24/7 VvE Beheer B.V. dan kunnen wij samen kijken wat de mogelijkheden zijn.