Geef bestuurswijzigingen VvE tijdig door aan de Kamer van Koophandel! De bestuurssamenstelling van de Vereniging van Eigenaren (VvE) wordt met regelmaat gewijzigd. Het aanstellen van nieuwe bestuursleden en het daaraan voorafgaande ontslag van huidige bestuursleden zijn besluiten die tijdens de vergadering worden genomen. Zoals voorgeschreven worden deze besluiten in de notulen vastgelegd. Het wil echter nog weleens voorkomen dat de wijziging van de bestuurssamenstelling niet wordt doorgegeven aan de Kamer van Koophandel (KvK). Dit kan vervelende gevolgen hebben.
Waarom moet de KvK over actuele informatie beschikken?
Het handelsregister van de KvK is vaak de eerste en enige informatiebron die externe partijen raadplegen wanneer zij informatie zoeken over de VvE. Op die manier krijgt bijvoorbeeld een aannemer, een bank of een notaris inzicht wie er namens de VvE handelingsbevoegdheid heeft. Wanneer de informatie die bij de Kamer van Koophandel bekend is niet up to date is, kan dit consequenties hebben voor de VvE.
Praktische gevolgen
Vanaf het moment dat er een besluit is genomen over het ontslag van een bestuurder, wordt deze van alle bevoegdheden ontslagen. Het aangenomen bestuurslid is vanaf dat moment bestuursbevoegd. Als dit administratief niet wordt gewijzigd, kan er bij externe partijen verwarring ontstaan over de bestuursbevoegdheid van het nieuwe en het oude bestuurslid. Het nieuwe lid kan problemen krijgen met opdrachtverstrekkingen en andere handelingen namens de VvE, terwijl het oude bestuurslid ongewild benaderd wordt door derden inzake de Vereniging van Eigenaren. Schrijf dus uw nieuwe voorzitter, penningmeester, secretaris of andere bestuurder goed en tijdig in!
Ernstige consequenties voor de VvE
Wanneer de informatie van de KvK niet up to date is, zullen externe partijen aan kunnen kloppen bij de verkeerde persoon inzake informatie en aansprakelijkheidsstellingen. Als er in het laatste geval tot een rechtszaak komt, zal de rechter kijken naar de notulen. Indien de wijzigingen in de bestuurssamenstelling nauwkeurig zijn vastgelegd in de notulen, zijn deze rechtsgeldend. Bij onvolledige notulen of onduidelijkheden is de informatie van de KvK leidend. Op die manier kunnen reeds ontslagen bestuursleden toch aansprakelijk gehouden worden, ondanks ontslag.
Zo geef je wijzigingen door aan de Kamer van Koophandel
Wanneer de bestuurssamenstelling van de VvE wijzigt, moet dit zo snel mogelijk worden doorgegeven aan de KvK. De verantwoordelijkheid hiervan ligt bij de VvE. Een wijziging kan eenvoudig online doorgegeven worden, hiervoor heeft de KvK verschillende formulieren ter beschikking gesteld. Met het formulier ‘Wijziging functionarisgegevens’ (formulier 16) kan een vertrekkend bestuurslid uitgeschreven worden. Een nieuw bestuurslid schrijft men in met het formulier ‘Inschrijven functionaris voor een stichting of vereniging’ (formulier 22).
Is uw vereniging aangesloten bij een beheerder? Dan kan hij u helpen met het doorgeven van bestuurswijzigingen bij de Kamer van Koophandel. Heeft u nog geen VvE Beheerder? Neemt u dan vrijblijvend contact met ons op, onze specialisten gaan graag met u in gesprek.
